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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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一、会议记录3要素
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3 D+ R. r. \0 n1 ], r* {& U 1、准备工作细致到位（前期） * ^5 z/ R4 F; \+ n$ P4 n
0 {$ ^" b3 U* v6 B- G/ q0 Y/ R 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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8 r& M5 n0 [. B% |决议等做到心中有数。 ! M; i N1 c, W( \& L- a
: l/ L* [, }* k9 t2 @ 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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8 K) J! i/ a" c9 m! j: ~( r 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 3 Z, f8 M; F* H X
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 , `- h# J# U- C: \
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$ a# z! j9 f3 s( p7 H7 ]真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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3、整理准确及时
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: V K' w. G/ U) l. O1 c R会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 ; X4 L! u, v# o8 X7 n( f9 f
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一是对记录内容查漏补缺； 4 l+ R, d* ?. L9 m# \4 F
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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# \; d. H9 x% j三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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7 @- z: ^6 y# {二、电子邮件4提示 8 W7 O4 X7 p/ u! N+ R1 b
; ]* F0 u% Y w1 ] 1、信箱名称
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, R9 V6 f0 G) @首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 " x( {7 z3 h$ e4 H, ~$ s/ u& O' }
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2、邮件标题
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% k" X5 D! o+ f" R. _ 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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g% m# {7 M: t) Z# t 3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 2 r6 k; r) O4 ?% u* s/ v% f# m9 o& `
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4、邮件附件
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& T7 Y( \# g! E5 A! K% t名称清晰规范，注意反复核查。 / |& n1 f, c% W1 n. B
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( _! {) ^% ~3 o- H, J注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 0 _& i& |/ _( P$ u v1 q4 B; a
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9 K* A- e1 X- r9 K" @( h提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 + e% I D: Z# o. H8 i
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Y# S6 Z) G5 @) Z4 `三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 c. `+ E/ W3 v- P5 u! \
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, F3 o" v$ _' D( C$ V公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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0 ]5 Q4 D% J' N4 ` （1）文种选择的重要性 ; s/ P5 K8 F( }, s
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 5 z- Y4 I7 L& S
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子 ) [9 v" n3 p4 b5 `/ ?
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5 a; l6 S' y# o+ o如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 3 j- B J) F3 o* Q2 q1 N3 R8 V/ `
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1 H$ B" Z6 j" d3 @2 f 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 6 ~' D: z) w3 z# {0 t
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! V! Q. O. J9 y- G0 ac.非法
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 4 l2 { ?4 t! \' e y7 U
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d.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 $ D! G" M, a/ ?1 o+ ^
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3 @& P3 G7 I# V$ n8 `! `2.重要信息重复或者失误 ; s, S9 j% P7 s6 a
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 7 a. w$ T7 e* s2 R' u; _. a' _$ m
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& P! h4 b% O' R* e5 O9 X+ [3.核心词汇使用混乱 5 b& Q0 t2 L1 \+ C) U
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 % S8 O/ x' s4 d4 ?" q+ t
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' G0 w$ M5 S; F& P6 A9 k特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 4 Z* q5 o0 U3 J0 z
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5.修饰性词语贫乏单调
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; w, i% N9 V. _+ x1 H1 S 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 + v) @" f- u1 T8 z* f
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: g% h/ C, |$ S9 ?$ P1 T四、结语 ( g' l4 g! J& f
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! 3 G7 |( C, z, Y
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