一段：发通知" J( \. Z( Z1 c: ?5 Y) M T
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议9 R6 f3 D9 E) o6 c* ^
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二段：抓落实/ j4 ^% H+ R% @1 v8 n$ k
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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* A" U9 s) y" s/ x- {! y, G三段：重检查+ X: f( p0 r8 Y- a" M! i) M( V
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间5 G3 g6 i$ y0 \9 j7 j
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四段：勤准备
6 t- |$ d. u% \# }6 A0 p发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议- a( A* B; `* \
8 B6 ^0 e+ H! |% l4 }/ t2 ?; H五段：细准备
6 @$ y5 W+ v! M5 T发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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7 E8 r3 B# L6 E: R: X5 t六段：做记录
; u6 a- }; N% I1 F发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
7 G. q! d" M d( Q2 {会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员# z# j; W1 m) D4 o/ W: I% F
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八段：定责任" I+ L3 ]2 p3 f2 D8 O! x
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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5 A% Y6 W+ v9 I$ \3 y {) i九段：做流程; H$ M- z) r7 w. O, o+ L8 r+ D
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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