秘书的事务处理艺术

    某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书。
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(一) 加强纵横两方面的密切联系
2 A+ B8 M5 W6 ]6 @" y  d  u. e1.纵向
2.横向
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7 Y2 ~( z5 }5 h% `/ r(二)把握事务处理的先后次序
, J7 R0 R2 p! o- I9 n1.事务工作系统分析法
2.用"5W1H"法来检查现行事务处理系统的的合理性。
这"5W1H"法的含义为：
(1)Why(为什么)--这是探求现行办法必要性的起点。就个别事务而言，要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标，就整体事务而言，要分析这一系统是否合理，科学。
(2)What(做什么)--这是研究现行工作的每一具体内容，重点分析这些内容与目标间的联系。
(3)Where(何地做)--这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题。
* D1 c, G2 H6 z' u+ Y" B(4)when(何时做)--这是指对工作时间的分析，一是时机上是否合适，二是时间长度是否合理。
9 ^8 M' X' M/ V# T4 y(5)Who(何人做)-一这是指事务处理中的人员定位问题。
4 L/ L% `6 [3 W/ A(6)how(如何做)--这是指方法分析。如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等。
% q% |% f$ @1 U' d  n3.用"ABC分析法"来理顺事务处理的先后顺序。
"ABC分析法"是重点分析法的一种，它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度，以合乎经济原则的观念。"ABC法"又叫"主次因素排列图"或"巴雷特图"法，它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成。左边的纵坐标表示频数(具体数量)，右边的纵坐标表示频率(以百分比表示)，横坐标表示各种要素，主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类：0-80%为A类，80-90%为B类，90一100%为C类。
试以某公司秘书事务处理系统进行分析：我们将该秘书所处理的事务概括为五大类：文书，会务，接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理，档案管理等)。经统计，一月之中，该秘书所处理的各类工作时间为：文书3800，会务2180，交际接侍1020，临时交办1900，常规工作1870，总计10790分钟。各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%，会务20.2%，交际接待9.45%，临时交办17.6%，常规工作 17.35%，累计100%。
. \6 x* N: b0 k" H0 ?) C* q) }$ s画出前述坐标图，将各类工作按比重从多到少，顺序在坐标上画出矩形图，然后，再标出各类工作时间的累积数，最后将累积数的坐标点连接起来，就得到了累积频率(百分比)的折线.

/ v( ]- ~% Q/ F& v) C(三)妥善管理工作时间
5 H8 p. L+ ]. R; P" Z! F1.确立时间的资源观与效率观。
' c5 y: g6 Z5 ?( a- \& y& @% ?: y9 a秘书工作效率=资源+效率
. h( F% l" Q& l2.学会时间诊断和制作计划。
3.营造良好的办公环境，挖掘时间潜力。
3 K2 G: s/ [7 X' d[案例]：

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