浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

5 p' t1 ^: K8 p! E. _9 s　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

# c2 {, B" ]5 o7 C5 K　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

7 U9 T6 m! o$ Y) I& U- o+ @9 H2 \2 J　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
$ w$ {$ u0 F: s8 q1 o) r
　　辅助内容的综合性
2 r* i" h8 H- z4 `. P! V8 W+ b
8 E* T& R3 T$ t0 X# D8 X' e　　辅助时间的经常性
7 r+ u. |$ ]" U
( Q& C6 J5 s# {3 m3 ~　　辅助环节的全过程性

0 a+ R1 Q" W2 C5 `　　（3）、辅助决策的原则
8 b# I# O0 y1 \  }! w+ [' F
　　超前原则

　　定位原则
5 r+ }' ]! W; I- Q1 @
- v& V' i- L) \' v' _) u2 P0 ^　　信息原则
  V4 V( I9 _. ]$ e4 E9 E
* u& `$ p) a% c+ }　　谏诤原则

$ D) ~" g" X; k2 |$ i　　（4）、辅助决策的过程
" b( |0 H* x+ R3 y) Q
9 B; a: H, E2 h) x. g( Q　　协助领导确定目标
  f' t5 K4 \. `7 P
6 H, i/ |+ U4 p; I" t) l　　协助领导设计方案

& w; W2 O& l$ e; a7 o　　协助领导评优选优
8 ^7 p8 U3 @$ Q) M& @* Z7 l
% j% z& T/ g! E　　协助领导实施反馈
% r# J& [4 x2 i9 r# D
　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
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　　（2）、协调关系的特征
9 O/ O) J  ~; \5 `# e" A. i
　　从属性

　　广泛性

　　间接性
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- r) F. i% u6 c. B　　（3）、协调关系的原则
( {& e$ P; T# D2 h. @/ J
+ E& E0 V" N% W% b% A+ ~# U& s　　政策指导

　　客观公正
. j/ N, \1 x. M/ P* g
9 H; ^9 m+ D9 ~3 D9 y' @: V) k" Q& m　　平等协商

　　注重整体
) d8 D0 i: X2 C9 \7 A7 i
　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
" z) Z) j; E0 z6 k% `& s' j) `
$ T% F; }3 M" k　　摸清情况
. v" Z/ n) ^' X
　　找出症结

9 D+ Q' r, V( |　　恰当协调
* ^) f4 Z- g/ D! }
) B  o# J) S7 c! a　　督促落实
$ f% Q7 k+ \( z
　　检查反馈

　　3、处理信息
5 S; M3 C  c" R! P
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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1 g& j* R- N: L- T　　（2）、处理信息的原则
. g5 L5 @* M9 z) M7 n
　　及时性原则

　　保真性原则

* F( L5 p. w2 v5 l) |4 _　　适用性原则
  U; h  a7 l8 l3 x! V. H! t
　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

% x0 ^4 Z2 Y0 u8 q6 V$ c; U8 K　　上级信息
& t8 `8 n3 p7 V3 D- ^
5 j. d3 x  c! O2 q' q0 g　　内部信息
6 |6 o7 a9 u8 Q3 _$ t' U' @4 R0 Y
1 X" s: U$ J8 v- j9 M- G, I; V　　公众信息

　　社会信息
' D+ x) E- b1 q5 _8 Y+ K
　　（4）、处理信息的过程

) T' c0 T6 i7 w3 n　　信息的收集
$ g" w# y8 L4 ]+ h7 a
+ ^, i/ }  v9 m# S& [9 J$ v　　信息的加工

　　信息的传递

' u2 ~6 _2 D! C: a* a3 m. D　　信息的反馈
4 ], {3 s& m1 ]4 p1 g  ?2 D
# b! ^" P# `5 }　　信息的储存

　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

　　服务性

　　繁琐性
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　　突击性

4 o, b4 }5 V9 R# t) J　　（3）、办理事务的原则
+ {! E- i% _3 i7 @- n2 Y
2 R- |' O' Y1 ]( o1 `　　被动中求主动

　　原则中求灵活

% y- D; s" G6 r3 [7 M; J# f, q　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序

5 v) k" Z; w+ o* V+ L5 x9 w　　自然程序
9 p0 _3 Q8 g: x6 \3 h8 R
  K% w8 a4 U0 I2 p5 ^# m! ~　　理论程序

) y0 i& [6 y* U/ z　　指令程序

- E& t& ?2 B" L! M% Z　　法定程序

9 ?! q% m/ {, ^; V; X　　技术程序
. ]: K. A/ K0 s  ~& D8 m
　　习惯程序

　　二、秘书的职责
# V* p) g. p& P7 j　　大致也有以下11个方面：

. U4 j7 |9 O+ G7 f3 c4 @) U　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

: b/ W3 u7 n" a. z& d1 R　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

# h0 Y( S4 T7 m　　行政事务
( U% X! g) x0 c( F; Z3 v
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
) J& l# G6 P: K( A% Q
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
8 U: `$ O. ?5 r" K* B9 e# x
0 b, i2 ^) W( x7 Q' s& v　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
  N7 D! M6 n: L4 V* I2 X
/ r# _9 p& q/ Z: t3 ]$ c　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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6 G, z6 e& U" Z; i  c( s　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

. S) ?4 t  b2 g" o+ N; ]4 n& ?% E　　其他领导临时交办的任务