第三专题0 ]" q( N! y; H1 V5 N; W! L1 v
+ ?( Y8 j) w) c& a' L9 k% X2 i! z加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责4 X3 y. ^% ^! _" @1 h
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二、加强办公室建设. ^& e7 @; {: K$ E
4 v. G* v- \ V5 ?# k三、办公室办会工作基本规范/ J( Z4 ?& i( j0 i
3 H7 I$ m0 n1 j, z6 g四、加强办公室的日常管理
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% T' Q' [2 I x3 t5 `5 }一、办公室人员岗位认知与基本职责: N# Z9 k& r. C0 a* m
) r& r- {5 I2 n* c4 m8 h6 r$ Y: O（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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+ r; F$ K4 e. P a% k# D联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。) E- `4 U: K' D1 d0 E$ `
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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5 k) P8 V2 J- e. c9 r4 B0 A一、办公室人员岗位认知与基本职责( U3 Q" S2 G, Q& i* f E- d/ d
5 _+ U& G$ b' X& L7 N4 d* P- ^（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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" E/ Q( o4 S* `0 j: p) U# E# i按性质分：( C# J; U: j* I$ P( U9 U3 N
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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; E2 F f c V; l p" C按内容分：" \5 O, V1 ]* A
0 \1 Z; `5 q) v办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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9 M; H- L( L3 Z; Y# c% f+ w# M综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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5 J7 c% A' O) s3 h% ]5 H一、办公室人员岗位认知与基本职责（/ }$ s) R4 P% b* ~1 n0 a, \
* J1 U1 r+ i' R% O) ~7 G三）办公室人员角色定位7 `# g" w: Z# u% S$ U/ _) B
0 c: h; d# Z3 [办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；9 f" s% }3 J0 o9 H2 c4 _. ^& q
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；+ L+ Z" T# B7 T9 D/ y* [6 y( Z+ H! ~
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四、要讲工作效率。5 J; t8 @4 ~1 l) Z. T7 v
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（四）办公室工作对人员的要求+ u" O& F* c( O; m: V
& R/ ?# w( R: t/ a1、思想素养8 H8 k$ Z7 U& x6 S( H5 F- D# z x9 h
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。; \! a d; n% l4 _' @. [+ h9 {$ M, i
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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8 O; j" E9 J8 l. X9 F {（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。+ g" F; A- k1 h6 n g. O W- x
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。8 U8 ~* t7 `) M' _ _
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。* e7 p& B- }* p# _; H+ m4 F" Y* D. _
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。% u" L2 b7 `% \, f8 e
% e% h G B; P7 r（四）办公室工作对人员的要求8 T4 X4 k5 S/ \6 k2 s) h, o
0 |& e. V% ~- @ U1 z0 J/ S4、角色意识
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! u0 \" P! }4 c$ H+ a' s* q做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识9 n3 Q% g) @" Z8 g/ G% A$ l
: ]) r" y2 x, G# w: Z5 m责任意识
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创新意识
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- K/ T) G( b! @* e. H奉献意识8 r& ~" B& U. X& W' G z3 t2 Q
6 o# O8 a* e1 |9 k信息意识" M1 M$ G: R |. K8 j: I
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程序意识; l4 \/ i- U5 i' l& a
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学习意识
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1 A* \+ a/ M* ~! `3 r" p( [# {（五）领导对办公室人员的期待
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/ F |' r+ b, P5 G6 c) l. K5 Y领导测评办公室人员的20道题目: `/ S0 }" b1 F2 E: W( t
7 \: v6 {6 I4 q0 I5 q1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?* a: P( h/ _5 X4 I! [7 N* w
0 d. |3 P! D! }+ \+ v他是否了解你的目标和意向?
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1 p! r4 `3 ] _5 M ~他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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* R# z5 j, p E8 C) _$ K2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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3 B5 ]/ c; W [& Z) n1 A$ s5 Z" U4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?# N0 }1 S5 `2 l2 k5 Y. C
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领导测评办公室人员的20道题目
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) k+ s3 C7 c0 M, V9 A5 @; L5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?5 R" N: J ~* K8 i ]
2 b& m( G9 {& e3 B能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?% p- Y9 E# J1 u+ O8 F; r6 t7 A1 W
! j; T# d. _! w1 G9 _5 V: N- |6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?7 k. G1 a3 r& J8 s; z
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?, Q2 X+ h7 r; W
1 b6 X+ X) e0 E) b能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?( p+ S/ [2 s+ w8 |2 U
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7．他是一个机智的人吗?# u% C$ c. m1 {8 s( H4 `
6 e! V6 E) @+ p/ L能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?5 D* ~. N; M$ L5 }+ r- @
/ H) V4 b; |* T! {& h7 ~# f3 t8 ?, |8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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0 R$ T' y3 T' V5 j能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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/ K& E/ S6 z( ]$ S3 `1 v C9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?* S& O/ ~/ z4 ^$ _) F$ m2 s: b" L
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10．他在危急关头是否沉着冷静?! d3 N9 q3 m0 h
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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9 _4 d% z; U9 s6 Z6 Y; }' M你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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; ~5 ?8 ?7 i7 B; ~5 p( i5 K12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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8 n7 n/ Z6 _1 Z: c/ _! Q是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?) C D) T' x$ K0 o% @# \/ l
S: h) E- j7 b4 C3 C7 d8 ~8 U领导测评办公室人员的20道题目
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& i; n# x7 V9 t$ M, g13．他是否成为本单位有价值的信息来源?. [5 j2 A2 W6 O; E% a
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?2 D# k9 p% q( K: Y% R3 C
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?; Z5 D; Y. ^+ f0 h4 s" W/ N
! k6 L* K2 X9 T0 a' w是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?0 v% ^: _. [' x7 j/ O
8 a6 r, d( N- K% ^8 D15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?$ `, |, k: \7 @9 K- L3 S+ G
4 M* y; c$ h' j5 l& N6 g; Q8 f$ E能否准确地传达你的指示?2 o: a1 r- D3 u0 ?0 p& e. p- O
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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+ m/ n. O. e% W16．他是否按时完成每天的工作?
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5 `% h" z; N; d3 M8 R是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目% x# N/ {- S. o5 b K
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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% h% A: V3 d. M% b; L, A1 C18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?( B H! ^) Y' k7 o: V
& r5 {4 w) e* l, ^ K$ Y19．在调研工作中他是否称职?; q1 q0 Z2 Z! ?/ Q3 l8 }
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?& a7 c9 j0 c+ N" N0 a1 S9 x4 E
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?. d3 r8 d# e. i# t
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启示……5 ?3 @7 T/ d7 s& T
/ a9 l0 P& ~3 r' r; ^9 m: ]9 u二、加强办公室建设& s3 p& N. E! l% e
& W. ^5 q; E! Y（一）办公室建设方向/ E0 }% \- V8 w3 S% i8 F7 `0 n" N
6 v8 k. C. L7 B3 N4 A( C
1、不断优化硬件和工作环境
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& m; _4 ` M! E$ \2 J2、积极推进建章立制工作' e5 H, R+ f- \; T
! X: i8 ?( L C9 }
3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神# k. G4 L2 H6 l! c9 R5 [$ |5 I2 d
1 q* Y% H2 U" P! c（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
3 |% V0 W; ^( T7 `; w
; s5 F! q1 P0 x( \良好的礼仪形象
0 f% o ^$ f0 }4 ~- \' w) z9 O6 e# p, D
良好的电话形象
' M) r8 D# O3 X2 {8 e0 h2 {* d, L2 m, s Y! n# ]
良好的文字形象* s6 F' S$ g7 S+ E
$ a2 N; l9 d6 f7 M良好的语言形象
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员! }) D" z8 Q& b: t( ]9 Y3 F
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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. O/ i, Z% `# g3 \1 x& S3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；7 u7 a! _0 N8 x5 Q3 ?0 `
2 H; d) s8 y, k( F( ], Y4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；7 a- M& j; m& G( h& d
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5、随时让同事知道你对他的感激；2 p: X7 F$ G* }3 v+ j' U& }/ \' Y5 E) B
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；6 n+ i) B, Q$ y* v$ t
( R- R* u5 X6 Y7 d$ N3 f6 ?8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范; |/ R- ?* ]& W& d" c$ B# s. A
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作5 ?- O# r2 v' y: \' S
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1、设立会议承办部门和服务机构; K& N" u0 R3 P; Z: f2 b
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2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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% t% h3 `+ e* I5 L2 x: W, q（2）拟订会议议题3 Y: q0 Q0 E5 s, Z2 b5 l
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3、拟订会议财务预算和会议方案9 C* Y0 n( f3 u9 V6 K9 g7 `
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（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案4 V, a( z% m5 X! V
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（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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; e5 k% m7 a& }$ W* {+ n1 q: V7、会场的布置工作
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( ?* H. T. T1 N, G0 h V; t衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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