办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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4 W( f7 B/ e6 C4 y（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

- x" C4 ~! \1 J, a3 q1 g' [8 A联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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0 \9 y  M3 A8 k- G$ {按性质分：

( L/ \* u/ F  F; l8 Q  F9 z2 n程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

% S2 b" ^$ n7 u/ C一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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- u3 j( F0 m* L$ _  H办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

( o# I- O$ J8 Q) z0 O9 x0 m& J（四）办公室工作对人员的要求
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: Q& b, e) i) l0 ~5 C2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

; `$ `, y  H5 z$ t) o一、要讲事业心和责任感；

2 D8 k3 t" i% ~二、要认真细致；

% f' ~. M3 n: U4 |- [% U5 Z/ t三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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# U; S, v: Q4 V, g（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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- J' _9 T. C* p2 {% i热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

; h% a" j, L" G  b$ q# G& k6 F政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

" d3 w3 }. u8 t& v) x/ R6 O/ Q踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

) l# b+ T- H$ X8 \+ B( D* ~2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

% ]! O0 r- N; I9 Q6 a调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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; S; b% n. g3 g7 k. q( _$ }表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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9 f6 e+ F0 ?: E$ }3、心理素养
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" a  a, M4 A5 O) |心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

8 ]5 S3 i( G! a& N, z& A9 e8 V调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。
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* V) ^( e  B/ U  x" v% ~: n（四）办公室工作对人员的要求

* L9 \) a# E3 F9 i  n4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

" }7 g/ u8 K& Q1 V2 Y8 H全局意识
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责任意识
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8 i& h, x2 a/ i# @- b% Y创新意识

8 [& b9 e8 _9 R" R奉献意识

信息意识

程序意识

. T7 h$ k  R; q% E! B6 Q2 a, S9 G) o学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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  U6 L1 p9 ~  w1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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' p7 _+ H5 u1 t' E: ^2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

; b9 \: H" G2 n- Z" j1 X3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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( ^% c: w- [  |9 U' I, K3 g8 v; _+ X4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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& z- N0 E0 W8 }* S领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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3 s; W2 @) R* D能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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5 _+ E" Y6 M' C' u4 d6 z; j" p他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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4 A- G5 y; X6 }( E% ^( O9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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. \9 F; I5 d" L# e当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

  y( \0 g* o' y- C  |11．他对你的忠诚值得信赖吗?

! ^) Y/ j- i4 d" I- y0 M* [. F4 g* a; I你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

+ ]: Q+ n7 B$ y/ |/ q是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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3 T  F2 {2 N' W. J/ B8 ^' K+ \+ N领导测评办公室人员的20道题目

. U+ W$ W5 u8 k13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

8 [7 G* E4 I/ m+ h14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

% k6 N/ V5 y1 ]) j3 h6 A+ ?15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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2 V; e- b0 n7 Q& A1 y7 H  |16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

9 n* ^3 G, q, O$ r1 v  Q' V1 z领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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9 J! I% y9 m+ l/ ?- ?( l& U19．在调研工作中他是否称职?
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; u7 d- O) x: ?能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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$ ?0 @. v" A6 m! w( F) X二、加强办公室建设

7 h' x+ d! ?6 B6 ]' e（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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+ G. Y, Q) n; e/ Y3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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0 [! w0 ]" p1 h' l良好的礼仪形象
) G" I, z1 g; N9 H3 F3 \% Q
& @7 Z2 F1 \; C& R; R) }: U良好的电话形象
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" r: {) D. ^& |3 B. ~% B良好的文字形象
* s5 J" J( y  ~, z* q: I
% y) O6 k0 k: F. M- s良好的语言形象

1 I$ P+ f: S$ _, S4 i" V# `9 Q' c二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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! g7 W3 V. f7 ]; A7 m! I, ]# P# x4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

. {  k6 G; |0 s: L% h7 H; o5、随时让同事知道你对他的感激；
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- W& I8 E' Q% o6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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2 V! O; I0 i. S  |" c- M8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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+ J6 A0 I8 ]0 B) Y/ E9 p* Y+ p& v4 x（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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2 T/ ]2 l8 e7 X" \) j4 W+ S# N1、设立会议承办部门和服务机构
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+ n. n/ l2 z  ?9 Q2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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# [+ ~" }; b9 P; R（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

7 b2 \% [( G; I) Q. q4、确定会议的议程、日程和程序
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8 |: y; t5 B. \" ?5 n3 Z5、分工撰写会议文件

' K8 M% I; W% i) k1 h6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7 Z. c6 ^) u0 ]. }6 T. M7、会场的布置工作

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1 F# y0 |' t: K2 P8 ?% n' `衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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2 x/ \* i  k2 _" f9 r主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~