如何正确使用公文的批转、转发与印发

　　批转、转发与印发，是公文写作与公文处理过程中经常使用的形式。正确区别批转、转发与印发，合理使用批转、转发与印发，是提高公文写作与处理效率的重要体现。
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　　一、批转、转发与印发的性质
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　　批转是上级机关对下级机关公文批复、转发的一种特有的文书处理形式。上级机关认为，下级机关所发的公文具有一定的参照、指导、借鉴作用，在表明自身态度的基础上，将下级机关的文件发送到其他下级机关单位，要求其他单位学习、效仿或借鉴；或通过自身的权威，将文件发送特定部门执行。
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　　转发是对上级机关、平级机关和不相隶属机关文书的处理形式。当一个机关认为上级的文件需要办理，并且表明自己的办文态度、办理方法，或认为平级机关、不相隶属的机关单位的文件值得本单位参照、学习、借鉴时，可以将该文件发送有关单位。
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　　印发是机关单位对本单位文书的办理形式，是一种对内发文的特定形式。当某个机关单位认为本单位的特定文书需要正式发文，或需要将某个特定部门制订的规章制度上升为机关单位共同执行的事项，或需要将机关单位负责人的讲话等变成机关单位的意志，通过印发来完成。

　　二、批转、转发与印发的功能

　　1. 批转的主要功能
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　　上级机关认为，下级机关单位的公文内容具有全局的指导意义，可以通过批转下级机关文件的形式，将下级机关文件内容变成自己的意志，发给其他下级要求执行、办理。也就是说，批转的功能是：表明自己对下级文件的态度，并将下级机关文件内容转化为自身的发文意图。这种批转实际上有主动批转与被动批转两种形式。当下级机关来文，要求给予批转的，属于被动批转。当然，因为来文内容的种种原故，上级机关也可不予批转，所以，即使是被动批转，上级的审批职能仍然是主要的。有时下级来文只是要求上级予以审批，但上级认为下级来文具有普遍意义，也可以批转。

　　根据《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）第四条的规定：“政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式发文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。”这条规定界定了批转的另一个非常重要的功能：当政府部门向下一级政府正式发文时，一般需要通过本级政府批转。如：国家发展改革委、统计局和环保总局分别会同有关部门制订了《单位GDP能耗统计指标体系实施方案》、《单位GDP能耗监测体系实施方案》、《单位GDP能耗考核体系实施方案》和《主要污染物总量减排统计办法》、《主要污染物总量减排监测办法》、《主要污染物总量减排考核办法》，要发给各省、自治区、直辖市人民政府等单位执行，但根据行文规则，政府部门一般不得向下一级政府正式发文，于是将这些文件报请国务院审批后，由国务院批转。文件标题为：《国务院批转节能减排统计监测及考核实施方案和办法的通知》（国发〔2007〕36号）。

' Z) q0 X* L% |* n　　2. 转发的主要功能

" H$ v" m4 _* i3 H$ F/ P4 X% @# h* _$ C　　为了强化自身对上级文件的贯彻执行，并表明自己在执行上级文件时的态度，结合本单位的实际对上级机关文件具体办理，可以将上级文件转发有关机关单位执行。这种形式主要用于转发上级文件。对平级和不相隶属机关单位的文件而言，主要是通过转发文件，希望收文单位予以参照、学习、借鉴。
根据《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）第四条的规定，当政府部门需要向下一级政府正式发文时，在经过本级政府审批后，也可以“由本级政府办公厅（室）转发”，也就是说，这种形式是由“政府批转”转化而成的“转发”。在实际发文中，使用这种由“批转”转化的“转发”较为常见。
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　　3. 印发的主要功能
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　　印发的功能主要体现在以下方面：
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　　一是将非公文转化为公文，也就是说：变非正式发文为正式发文。公文是在公务活动中使用的具有固定格式和法定效力的文书。公文具有较强的指导制约作用。而一般行政事务文书只具有信息沟通交流作用。通过将非公文转化为公文，可以增强事务文书的指导制约作用。如《××关于印发××××2009年工作计划的通知》，就是将事务文书“计划”转化为“通知”。从而强化了该计划的法定效力，完成正式的发文程序。
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　　二是将单位内部某个机构制定的规章等表现的部门意图上升为整个单位的意图。主要是印发某些规章制度。如《江苏省人事厅、江苏省卫生厅关于印发〈江苏省卫生专业技术职务岗位设置及结构比例管理指导意见（试行）〉的通知》。
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　　三是将领导个人的讲话、发言印发，从而将领导人个人意志上升为单位的集体意志。如《关于印发曾少华同志在2007年度建筑边坡工程安全联络员座谈会上讲话的通知》。一般说来，印发的领导人的讲话是代表机关单位集体意志的，视为正式文件。

　　三、批转、转发与印发的差异

　　批转、转发属于同一类文书处理方式。它们与印发的主要差别在于：
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　　1. 标题的基本形式不同
　　批转、转发类文件标题的基本形式为：（××）（关于）批转（或转发）××××《关于××××的××（文种）》的××（文种）
) ]( W. k! O( T; \2 j2 I! q" |/ y　　印发类文件标题的基本形式为：××关于印发《×××××××》的××（文种）
　　比较上述基本形式需要注意：
+ X3 C" P- b' C* W) X　　一是批转、转发类文件标题中的发文单位和“关于”可以不用；而印发类文件标题中的“关于”一般不能缺少。
　　二是基本的用词不同。分别使用“批转”、“转发”、“印发”。
　　三是批转、转发类文件在拟制标题时往往要对被批转、转发的标题作技术处理，特别是要将被批转、转发文件标题中的原发文单位移出原文件名称中，移至“批转”、“转发”后，若被批转、转发文件的标题中没有发文单位，一般要在“批转、转发”后加上“发文单位”；而印发类文件不需要对被印发的文件的标题做任何改动。
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　　2. 发文者与被发文件的制发者形成的关系不同
　　批转、转发类的文件一般是对外单位发送文件的处理，即发文者与被批转、转发文件的制发者不是相同的单位。当发文者与被发文件的制发者构成“上级与下级关系”时用“批转”，当发文者与被发文件的制发者构成“下级与上级、平级、不相隶属关系”时用“转发”。
　　印发类的文件，发文者与被发文件的制发者往往是同一个单位，即主要用于发文者对本机关单位文书的处理。如《国务院办公厅关于印发〈国务院办公厅主要职责内设机构和人员编制规定〉的通知》。这里，《国务院办公厅主要职责内设机构和人员编制规定》实际上就是国务院办公厅自己制发的文书，经有关领导机构同意后再由国务院办公厅发送有关机关单位。

  Y7 N  r' y3 Y0 w1 Q) J, _  r　　3. 对被发文件的处理要求不同
　　一般说来，批转、转发类文件，要求对被批转、转发的文件进行技术处理，以取消被批转、转发文件的独立性。对被批转、转发文件的技术处理一般有四个步骤：
& x9 b, H9 s0 S- ~% R9 z　　首先是取消被批转、转发文件的眉首（即俗称的文头、版头）。当被批转、转发的文件被取消眉首以后，原文件眉首中的发文字号将在批转、转发文件的“引用文件”部分出现。因为按照《国家行政机关公文处理办法》第二十五条的规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号。”如“现将江苏省环境保护厅《关于印发〈江苏省有机食品生产基地环境管理办法〉的通知》（苏环然〔2002〕5号）转发给你们”。
　　其次是取消被批转、转发文件的主送机关单位。
6 q& U* b0 X  f3 h, X; m: k　　三是取消被批转、转发文件的印章、附注，并在成文日期之上补加原发文单位名称。如果原来印章之上有发文单位名称，则不需要补加。
　　四是取消被批转、转发文件的文尾（即俗称的版记）部分。
　　批转、转发类文件对被批转、转发的文件进行处理以后，被批转、转发的文件只保留了以下部分：标题、正文、成文机关单位、成文日期。
' }: a. o, n! ^+ y! J5 f8 T6 M　　老秘网认为，印发类文件因为主要是对内发文，不需要对被印发的文书进行技术处理。
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　　四、批转、转发与印发类文件可以使用的文种

　　批转、转发与印发是一种特殊的文书处理形式，对文种使用也有比较特殊的要求。

　　1. 批转、转发可以使用的文种主要是“通知”、“意见”
3 n2 ^7 S* ]7 x; j+ {7 I$ i0 F　　根据《国家行政机关公文处理办法》第九条的规定：“通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。”也就是说，“批转、转发”可以使用“通知”。
　　“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。当发文者在批转、转发文件时，又结合机关单位实际提出了对被批转、转发的文件具体而翔实的处理办法和见解，则可以使用“意见”来转发有关文件。
, }% S* M  x+ Y' E　　从实际使用情况看，批转、转发基本上使用“通知”文种。

　　2. 印发可以使用的文种主要是“通知”
5 {% |  w5 O1 D2 E0 h& b　　这是由“通知，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项”的功能决定的。
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五、批转、转发、印发类公文的写作结构
8 f' J# V. C1 m/ ^; `; n　　“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。
    如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发文件的文种。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。