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网友提问： 5 d( H* C: c% r3 M. {. t) ]
- |3 u1 t M& I5 Z6 T P- `- R' i现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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- `1 ]3 O: \. L( W老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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) W2 i4 |& ?& p' x! B4 V6 a●使会议开得卓有成效
. @1 e; I7 R& } X* Z8 d7 O- l 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 T) d7 j& l2 o& V& O. R6 H- H
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
; P, Q6 _, K/ s* _, k& ^1 N& k 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
2 Q, j0 @+ ?+ K/ q 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ; j) Q* i7 m) W9 a/ D' ?: ?
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ) p; ~# y6 }/ h# ~$ T. ^
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
" a+ Q% j/ ^& q( n" A 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
$ a, a+ w) } B n 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
. r3 [1 M, s7 D! p, C 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
, t4 ~ e) X) m& m; [2 ^+ J 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 " `7 q2 b* e9 v- r- U
10.信息要加以选择，避免过多。 , m9 s7 a3 u7 o- i; [* P
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 . l' L& U2 I* ~/ o" n6 G5 x, ~
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
: |5 W) K r2 T8 H% `+ ^( { 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 7 Z2 Y5 u" n, }* p' A
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
8 p R& E% t- w6 | 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 % P- ~% I8 z9 A1 Q; a
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ; h8 U1 U. X9 _9 n$ ?5 p$ ^9 c7 }
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
4 v$ \( |& Y% F/ B" k 18.会前先拉几个盟友。
# G+ b4 b+ z! W$ L) e4 L 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 4 q$ ?, D4 Z' ^4 }7 X) M
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
* _9 j5 n; j o6 k6 E0 L+ l( z/ X ●会议准备 5 q _5 b; X/ x* S
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 6 c p7 E5 [, m# v: N
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ' |" M" @; Y M$ _3 W
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 4 f! r, C# O1 p+ J) _! D
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 , ^: }8 j' n5 |9 ~# C; r1 @
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
( G( x1 m, o8 e8 W O" ]: W 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
$ ]6 [0 F* ~ q0 r( G; B! `, ~ 26.任何议程变动都必须通知主持人。
/ {. S# l' o7 ], B 27.议程要尽可能短小简单。 6 C4 @0 |! b' e5 b# O8 ^
28.尽量将议程限制于一页纸上。 , V0 b1 ~% f7 _/ U3 T
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
* h J+ V. C" Q9 u( p& m 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
1 k, W+ D. J2 j 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
: F; o- {8 _7 A" R 32.必须将电话转移出会场。
& q/ r+ K* S' z6 W+ o/ r4 m/ s% l 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
& s' f$ R/ j% O' h" M" b# V2 _ 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 / A. y6 w# W3 J6 H* i! @7 E+ C
35.要找个确保没有干扰的会场。
% F# A+ ^$ h: e- J3 h" u2 i" v 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
; K& J" N; t0 z5 ?1 a 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 ( o! Q9 Q6 i3 Q8 S. o4 V
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 / @% `6 }- q* m1 N5 A% z+ a
39.座位之间应有一臂长的间隔。 $ k2 N0 P0 n s0 Z Y7 u7 |
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
1 B3 n* ? `) U6 m( j 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
- g# ~! G, }4 W 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
! X7 w! k% O, K0 f. @. M 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
! j" n. S( R4 ? 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
' B& E; t& N! |9 M( s6 f- K 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 & S Q# ~- l) t& T+ t- N
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
) G9 D& H$ [2 S' Q# s& C0 h ●出席会议
% N/ X( @- W2 e 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 ( U* f; w, c- g1 N, {+ b G2 }" y
47.会前拟出自己的发言稿。 3 N, q8 }) B# y
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
* ~8 Z% _% z4 y5 t 49.要保持积极的脸部表情和音调。
. e" [# D$ b. c Q8 D 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 - S6 z; N% v$ j7 s
. |- M! X' Z V+ h# m+ m6 O 51.开始发言前先作深呼吸。 , k1 L* o& g* ]; O* ^' {
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
A$ h9 Q& @; q3 ?( `, s& J 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
3 x+ u9 F' {, `0 |% v% M 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
6 R8 R4 Y2 }2 K! m, W+ y6 u- a 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 , r( Z1 z$ b) J8 `$ V5 }! w- C; I
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
; Z" r7 F2 k6 N4 i8 o 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 9 Y! j, ^( P6 V. y4 k
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 6 o4 Y6 U! N( Y }
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 4 V2 L e5 e/ R/ d
60.必须按照议程顺序作会议记录。 - h7 e3 k8 P" i# e, S% g: P
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ! @' z$ |/ B3 z z: Z' K
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
5 f% i! C! M0 O 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
! ]& w. ]( ~. S ●主持会议
) o$ k6 |( U& ` 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
" H+ H% h$ u" r, A9 R) m 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 7 k+ C% w7 ]: ~6 S% A
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
- `: ?* V& D+ T) E" x$ B; D 66.尽量于会前认识新来者。
/ s$ r0 e: C4 b$ R$ w/ |/ R 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 3 O: ]9 k6 x: t7 X3 H2 y {$ x3 f
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
* A; l2 g/ f/ m: d, B* c' p 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
$ t; @, B4 M0 } V" H; O; y 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 # Q9 H5 A& C0 ?3 `1 z9 Q
71.要制止支流辩论和私下交谈。
/ l7 f) m0 W! @+ ~* X0 }$ S! k: a6 B 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 7 Z( Q1 Q# o$ O1 d
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 7 [# j; k3 b4 u: K
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
* w) u& t0 Y3 \ 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
$ l, Y9 u8 a* s7 Y% s 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
; w/ y0 m5 x2 W3 P6 c 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 3 o F7 }5 [1 ]! s5 Q7 Y1 F- n- l
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 3 ~& I: ~) O3 g2 S9 u- J8 H" W
79.必须清楚每次会议的规则。
9 t! u( k1 a3 l2 m ?5 o 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
% c3 H+ Z/ k% V l* S 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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