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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
% o$ z) J9 h4 P" } 做会议记录，写着写着笔没水了；
. e" _# d! ~; C# U1 S1 O- f1 m 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
9 u' Z/ {$ f4 l' A) [7 m 用胶水时，找不到刷子； 1 S/ b* m6 m# {
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 _4 U+ i* M0 M6 c. o/ @. u 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: U/ `; \% ~- e, j: m6 a 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 / f+ O- h4 R7 ]
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
2 S, y8 G5 v6 |. q# v 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
' g& v' ]9 E# f1 n3 Y/ d 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
9 m* [% O7 |" d5 u% J$ u 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
" v1 d. s; f6 ?8 I 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 , f7 R) b# n) F3 g! M0 `/ K2 @
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
! u5 |* d# v; [# L 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # d* M3 g9 Q/ ]1 y, f
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
0 M4 E' ?8 B3 m& T* S: c 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ; H% K- e U3 H* n- z q6 q
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 1 R0 E& ~4 ?) ~, o" o& C; n
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
* H% s& ~2 a8 s5 `& C7 U' } 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 `8 z: T, _. d
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
: W5 r/ ^7 x1 T& ^( ?, p9 w 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 - ]8 @9 x1 ]' x" m1 i9 f7 h# d9 P
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 0 u; k3 m4 |. \+ K6 \: a9 O x) H
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
3 U" ? F5 y8 I% [/ `$ N& o 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ' _* K1 }; k/ f7 q3 i, _) g. Y$ M3 a& Y
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 9 n% F; R# F$ _6 {
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
1 R4 n7 T. d( g6 ]- I 9、与本职工作有关的表格。
! U3 ~3 f+ `. a4 H% ` 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 2 T' w# J# y9 m, t Q; i$ l
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