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5 B0 }2 w$ m% H& n 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; D: F- C* I/ k. p) p* U' m Y, T$ K
做会议记录，写着写着笔没水了； & U2 K7 Z5 m/ _% E0 E# \7 G* r
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / c+ I& N# O/ l, ` ~, V
用胶水时，找不到刷子； 0 M: {( s) l; H$ b9 Y/ w
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / Q/ {7 t- { R2 {2 A
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ `# C7 R5 G1 }3 S6 X/ T 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
9 D; g( o# k$ [1 I 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ h9 X F- E, ]- K( ?9 b' {& g. u! I 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
: ]. W7 ?. ] y2 K. |5 G# @7 r K 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) l; Y* L1 a5 Q1 ` 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ) k* x$ o6 K7 p1 P; a
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 8 O3 {+ P* z z9 f+ H$ Y6 m) |
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
4 _7 h8 [$ u! k 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& f4 W4 J' v) t2 m 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 k) m/ B: ]2 D6 q- f
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
9 g$ C( q0 H- S4 B. H 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' ~+ W6 i, w p# C; e6 x. ~2 \
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： , I- s4 k# y) s7 t0 T% z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ c& y% z- e& Z1 a9 {% D
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 7 e2 ?0 _. u; G
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 2 j' T. t. m" a. a- r4 g: y
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ A3 G+ j" U) s, ]3 T; N$ {9 S) o 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 , c' ^- e2 E; d6 R4 J8 d
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
, l+ ~9 i0 ~4 N& N 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 $ ]7 B3 F* G7 @7 k
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ' Z9 {4 N z: F; f2 U) W% Z+ y
9、与本职工作有关的表格。
( N4 U+ J8 T% T% t! F3 _ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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