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+ i! H$ I3 n! A) j# p- @ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
! r! V4 K$ Z3 m6 { u 做会议记录，写着写着笔没水了； / q' u' B) O7 N: D6 [
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ( V7 H' ~0 S. `8 ~, F
用胶水时，找不到刷子； : ?; r4 h0 }6 ?) Y7 U
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； - i/ ~+ S; q7 N7 E i
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 # ]5 h m# j+ g3 K! G( A& @, P
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 7 }' |) x; C" Q0 f5 _. }! g2 O
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . t+ L c" k# d
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 B8 T! G8 ?' x6 X7 u
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 2 w8 j" \* L9 ?) Y$ b1 j
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
7 ?$ X/ d* R; X: a2 t 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5 `( }8 [/ j. ? J9 |, K 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 7 B, t" ~: q4 T- n
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ; D( [1 f3 ?( D
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 w% `1 U u* D" J
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
# h0 W3 U0 J: _- i2 Y$ J) V4 O+ g% }; n 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
7 G1 W# I; c. q# g, L" o 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 & y9 z; _- X6 h/ w! Y
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 + G) @- u3 w4 \; f" m
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 % e, E' z" l/ E1 P; R; W' x" b
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
+ Z) W$ G* t0 V. F! Q: t 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 # u* `4 X+ f* W$ Q* Q! M3 K
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
2 [0 ^5 n" G o9 b2 h 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
\* L) {6 I2 X 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
% x, D% p/ b6 W. |# h 9、与本职工作有关的表格。
# D8 l) c) g" o6 ~ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。, N. ~' i2 w$ N% l3 j) b+ T4 } k
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