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# b' k6 g# s | 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
! u0 m X' [6 a& [' v# i+ a 做会议记录，写着写着笔没水了； 4 [! z' a7 N4 @' j, `4 s
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； , A* \5 \& {( K1 y7 P0 Y Y4 c
用胶水时，找不到刷子；
( `) ~6 d7 G0 X" _9 [! ~ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 n1 T5 R: G6 ?1 l1 J 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
" E' Z3 V+ T$ ] 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ! E$ F7 x$ J. h/ P* [+ y! g
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ! T* a. r {' ?' _1 R, _! @& ?' J3 V
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ! H2 p- u; W# S" h% ?( H* k1 d
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
9 e( y" b x: {# D8 T0 S; H D0 J. O 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
4 X+ v6 {8 ^2 c* O. l 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
# x4 Z) q% O! K* d+ J- ` s 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
. T: k! y, P7 s1 { }! Z% Z- W2 m$ ? 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . ]( ]3 h1 X% l D; ]6 k5 Z
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
8 `# @6 T, M6 ]! f* i6 i( z' N 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( | k( Z8 A" n6 q+ _ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： / L$ v5 N- n! B2 q0 o# }+ j9 \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 _, _2 r0 ^$ y* p+ [7 P) E
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
- C# T+ a/ k8 x0 }8 Q" b* B 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 4 r/ r( B5 F% r/ m4 N7 W
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ! Z" l0 R8 _+ ]+ T+ g. J8 \% ]" N. n \
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 9 ~$ D( ]' R4 o
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . @- h% I8 ?6 C
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
2 G, _1 r. P2 f 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- J6 U5 R6 }% C- ?1 t( b7 c) y 9、与本职工作有关的表格。 ! O3 \) ]; g4 h. e4 s# [$ \+ ~
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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