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一.总则
- q2 A' U- P& S3 w% R 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
. B: |! ?# v% C0 ]0 K, S8 Z* Z 本办法适用于全公司各部门。
2 L n8 k: j/ J% R7 d0 n: ?: n 二.对外接待范围 2 f* Y5 Z; t2 S* _- r) J
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
& ~5 k* C+ P$ D! ^. i9 u5 x& h r 接待的对象分为内宾和外宾。
T' s" a4 v; G9 H. ] 三.对外接待部门 - I# R4 D- a ? G1 C' b2 U
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
; D* f/ P! z" T0 A3 e, z 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
& }, w% P. R! {( e$ l% V4 \ 四.对外接待原则
3 d% U& H! C. A0 K+ K 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
?, ?; j6 ?: F6 Q 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 0 V ?' O8 {' o. b, ?, e; a- U: p" u
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 1 } V6 z+ X s
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
1 D7 k5 [& T, k8 y: i6 k 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
6 e: n* N; [& b# T 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 " K) p5 R+ r) m( V
五.接待规格的确定。
$ g8 ~9 `4 ]) [+ z 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
$ z) H' J% P7 h4 w 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ' z: Q0 w6 Y; n) z; U$ A- A
六.接待礼仪
1 D& g3 ]# k |% x 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
" Y+ z8 p: _& h 2.接待：主动起迎，问明来意。 & v, r7 U+ r( c8 k
3.安排交谈地点：
: ]. n. V! _: s9 ^6 b% l# \ N! q ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； ! N! @/ u$ j. R
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 8 s- C+ n, y9 q2 ~4 N
⑶切忌让客人久候而无人问津。
4 U7 `7 |; }! h; O ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
2 Z9 |3 I: g X& O4 f( L 七.引见。
' u5 I/ c7 p! P% f ^. | 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
& m" r# h7 c9 o+ N$ n6 m 引见顺序； . u! z1 x( t6 C b- u7 n; e
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
# o$ U& Y( n/ l( g ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； ' A$ `% Y( S' ^7 }
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 6 L; A, d& [7 |, G: p+ s
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ! N% q2 ^% x; ?# C
八.行路。
2 {( H6 P) O, }8 m9 i! v0 ? 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 2 O, _- E; D" V( v5 V
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； # O" e* Y, V% f3 u* g- }3 F
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 " Z0 P9 e/ G1 O$ y7 p: ^4 c1 K
九.其他。 : S) _! g$ d% O! |, \( ]( t' x
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； & n3 x; |/ u' j. ~( c, g* N
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； , q* M6 X% G4 T- y
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 6 t8 N. ^3 c2 s2 F
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 * M$ K& `8 r" ^
㈠接待内宾。 $ ]! Y# n' m5 U$ H
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 2 A4 p1 o0 U3 z) f
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
2 c$ K, W2 _3 V: J# p8 a 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 9 ]: R) \5 }% e3 ?) l1 Q
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 4 z; ^& P9 f# n% G- g2 f$ T: k7 E
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 8 |$ o Y3 E0 f# n( v8 S
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 w% u6 ~" h( l ~
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
6 B. t0 z. v& Z% m2 b0 M: w 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
; V3 ?( G+ o5 L# P! R2 v ㈡接待来宾。
- u! x+ G( |7 J$ d) ] 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 9 g; X9 o- \6 s Y% u( |# _
迎送。
4 ]; E) L/ o4 W5 K& f, t# A- l 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 0 M, y% G) I- m
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 1 W( h# O2 l' ?7 D9 b n
会见会谈。
8 E% L2 F' A8 s7 R4 `: { 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 $ O$ v; d. x ~$ O* o W6 t
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 & N7 N$ D! Z+ U/ t- I
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 9 \8 i& m* M0 b5 m0 V2 g* v
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 + R$ S" h/ F q/ Z8 O! ^
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
3 Q- M5 y6 t+ P' g& f% t1 q2 n 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
, j6 ?7 p( f! v, _( J' V 宴请。
8 x3 y# ~! O6 d6 n# t A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
+ o2 V: c& D7 b G { B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 7 P5 [2 i f d) ?* E" _" J
文艺晚会。
6 ]" F. Z ~* L. e5 w+ l4 q 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
- p& z$ Y" s- `* y2 q2 B( o 参观游览。
/ x9 d2 D, N6 I& U 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
: y2 n) {/ X Z% B5 k9 S) | 接待标准 * e" X; o$ W2 a5 A! C
⑴用餐标准。 9 }& u8 q4 o( {, z T
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ( |9 K8 j4 s0 ?2 ^) H
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
, A5 G s( e; A 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 8 j! {5 m1 ^% `) J k- H1 F
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 7 M* s G+ Y- R# K g
5、常客 员工标准 . d3 L1 q/ c; y7 }% h
(2)住宿安排。
0 U) z* p8 X8 L5 c( z$ b7 x! Q. ?, | 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
+ n& Y7 x }% L+ y, C3 T 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 & S. Y5 y: H) M: j: q
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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